在线文档知识库管理：项目的数据每年都在以几何倍数增长，其中80%均是非结构化数据，需要项目人员经常调阅。传统的纸质文档管理成本较高，耗费大量人力。而且不能处理海量的文档，导致使用体验差，难以对企业的知识资产进行有效的管理。

因此，对于企业来说，加强对电子文档的管理就显得尤为重要。那么该怎样才能进行高效简洁的电子文档管理呢？

关于电子文档存在的管理问题

管理不同步

由于缺乏前期工作人员的参与，在编制、汇总、归档等各个环节都没有明确的、统一的制度和标准，使得工作人员在工作中存在着太多的随意性，从而使电子文档的存档不完全。

真实性问题

由于信息技术的发展过快，使得电子文档的保存变得更加困难，缺乏对其真实性、完整性和可靠性的有效技术支持。电子文档信息的变化、复制、传输等特点，极大地影响了文档的真实性和完整性。

缺少专门的人员

在当前的形势下，许多从事电子文档管理工作的工作人员，仍然是以传统的文档管理经验为基础，缺乏有效的管理手段，信息技术管理方法，以及对计算机相关设备的知识。

需要强化安全性

互联网环境已经严重威胁到了电子文档的信息安全。在电子文档的安全管理中，要加强安全防护、访问控制技术、病毒拦截技术等技术的运用，确保系统、环境和数据库的安全。

共享难以实现

当前，各单位的自动化办公系统与单位内部的各个系统，都存在着不协调、互不相容的现象，大部分的应用使得电脑只能作为一种查询工具。不能真正地实现信息资源的共享和真正的自动化管理。

未明确法律效力

电子文档由于其灵活的特点，以及计算机技术和思想等方面的原因，目前还没有对其法律效力作出明确的规定，难以对其产生法律效力。

文档管理的重点

一、简易的操作方式

很显然，所有人都喜欢简单易用的文档管理系统，系统使用越方便，可以让更多的员工使用，工作效率提升更高。

二、规范的管理方式

在文档管理时不难发现了一个好的文档管理系统有着非常规范的管理体系，，多种优质的管理方法在该规范的文档管理体系的应用不仅能带给了企业管理知识，还能培养更多员工关于文档管理的意识。

三、强大的安全性

无论是个人或企业，都希望文档管理更加安全，而高质量的文档管理系统，在安全性上的研究和实践都做的很好，尤其是文档的错误处理和安全保护。

电子文档管理计划

统一电子文档管理标准，建立科学、规范的工作程序档案部门应从电子文档的生成、归档、保存利用等各个环节进行全面的指导和控制，对电子文档的命名分类、登录著录、收集归档、保密维护等制订有效的管理措施，实现电子文档的归档及查阅利用等各环节的运作和管理均在档案部门的统一监督指导下与档案管理同步发展。

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