文件材料是指 各单位在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。这包括正式行文的文件，如按照《党政机关公文格式》标准行文的文件，以及无文件头的报表、合同、协议、介绍信、花名册等。此外，文件材料不仅限于纸质文件，还包括有保存价值的图纸、照片、图片、音频、视频，以及纸质文件的各类电子格式文件和数据等。
文件材料转化为档案需要满足三个必备条件：
1. 文件必须办理完毕，承办中的文件不是档案；
2. 对日后工作和科学研究等活动有查考利用价值；
3. 文件材料应当按照规定进行归档。
综上所述，文件材料是一个广泛的概念，涵盖了各种形式和载体的记录，不仅包括纸质文件，还包括电子文件和其他非纸质记录。这些材料在工作和活动中形成，用于记录和传递信息，并在需要时作为历史资料进行保存和利用。
